Antes de leer el post sobre esta pequeña «gran» herramienta de productividad, te haré unas preguntas críticas:

  • ¿Quieres de verdad mejorar tu productividad?
  • ¿Eres consciente que para lograrlo debes hacer algo concreto y diferente?
  • ¿Estas dispuesto a invertir algo de tiempo y esfuerzo para conseguirlo?

Si tus respuestas han sido positivas en los 3 casos, puedes y debes seguir leyendo este post.

ESTIMACION DE TIEMPO DE LAS TAREAS HABITUALES

Esta herramienta es fundamental para ajustar los tiempos de las tareas habituales, de manera que podremos comprobar:

  • Si tenemos suficiente tiempo en el día para ellas, lo que es fundamental para poderlas cumplimentar y no sentirnos agobiados por no llegar continuamente.
  • Si empleamos el tiempo estimado o no en ellas, y si hay desviaciones, tendremos la posibilidad de poder encontrar, analizar y corregir las causas.
  • Si necesitamos esfuerzo personal o formación externa para bajar el tiempo que empleamos hoy en algunas de las tareas habituales.
  • Comprobar la cantidad de tiempo estratégico que tenemos cada día.

METODOLOGIA PARA DESARROLLARLA

  • Listas las tareas habituales que realizamos, en especial y para empezar, las diarias y semanales.
  • Poner un tiempo de estimación para cada una de ellas, para poder hacerlo deberemos basarnos en nuestra propia experiencia, por ejemplo, si tenemos que meter una serie de datos en el sistema diariamente, sabremos aproximadamente lo que tardamos y este sería entonces el tiempo estimado. En caso que no lo tengamos claro o bien podemos realizar un registro durante una semana para fijar un tiempo o podemos preguntar a alguien que también lo realice y que veamos como una persona experta en esa materia.
  • Una vez fijados los tiempos estimados de las tareas que hemos listado deberemos ver si la suma es igual superior o inferior a nuestra jornada laboral optima.
    • En caso igual o inferior Ok
    • En caso superior deberemos analizar mas profundamente si los tiempos estimados son exagerados y ajustables; en caso contrario, deberemos desplazar en el tiempo o delegar en otra persona (si posible) algunas acciones; y en caso contrario, no nos quedara mas remedio que durante un periodo subir el tiempo de nuestra jornada laboral optima.
  • Durante una semana apuntar a diario el tiempo real dedicado a las tareas de la lista y comparar con el tiempo estimado. Lo normal es que haya desviaciones en algunas o en todas ellas.
    1. Si las desviaciones son positivas decidir si ajustar los tiempos para la siguiente semana y ser consciente de qué hemos hecho bien, celebrarlo y fijarlo como hábito.
    2. Si las desviaciones son negativas, sobre todo, no frustrarse ni desesperarse pues estamos en un camino de mejora consciente y esto es la mejor señal; seguidamente apuntar la desviación en tiempo y reflexionar y apuntar la causa que la ha originado.
    3. Al final de la semana apuntar los éxitos y las causas de las desviaciones positivas y por otro lado, fijar las acciones correctoras para las desviaciones negativas.
    4. Volver a ajustar tiempos en las tareas habituales para la siguiente semana y llevar a cabo las acciones correctoras.
    5. Volver a repetir el proceso semanal hasta llegar a los tiempos óptimos.

BENEFICIOS DE APLICAR LA METODOLOGIA DE LOS TIEMPOS ESTIMADOS

  • Seremos capaces de diferenciar las tareas habituales de las estratégicas (importantes no urgentes).
  • Habremos sido conscientes del tiempo que perdemos a lo largo de la semana y de nuestras distracciones propias o causadas por el exterior.
  • Sabremos si necesitamos formación especifica en algún campo para poder mejorar.
  • Habremos aplicado acciones correctoras a temas o personas específicos, pues el problema habitual para no poderlas corregir es que las definimos como genéricas (me molestan demasiado…) y por ello nuestro cerebro no puede actuar en nada concreto; al aplicar la metodología sabremos quién y para qué nos ha molestado y podremos actuar directamente, si procede sobre esa persona y ese para qué concreto, por lo que seguro que tendremos un resultado. Acción-Reacción siempre.
  • Al cabo de un mes de aplicar la metodología comprobaremos que se ha reducido drásticamente el tiempo aplicado a nuestras tareas habituales; por lo que llegaremos al final de nuestra jornada mas relajados, con las tareas finalizadas y satisfechos de un trabajo bien hecho.
  • Comenzaremos a tener tiempo estratégico para aquellos proyectos o tareas que sabemos son importantes, de gran valor añadido y que nos vienen pesando en nuestras espaldas, pues no conseguíamos tiempo para planificarlas y realizarlas.
  • Aumentaremos nuestra calidad de vida y satisfacción personal.

Espero que mi post y la herramienta y metodología que os propongo os haya gustado, y motivado internamente lo suficiente para ponerla en marcha una semana, y luego las necesarias hasta sentiros a gusto con el resultado. Por supuesto el agradecimiento será máximo, si lo hacéis y conseguís el resultado que lo comentéis en este post, para sobre todo alentar a otras personas a mejorar su calidad de vida y satisfacción personal.